SNSの登場で、コミュニケーションの取り方が格段に変わりました。
いつでもどこでも、ほぼリアルタイムで必要な相手と連絡が取れるようになり、
今は、連絡はメールだけ…という企業・会社は少ないと思います。
ビジネスのコミュニケーションには、チャットワークやSlack、Teamsなどのチャットツールを使っている方が多いと思います。または連絡はLINEで済ませているという企業もあります。
SNSは、新しいコミュニケーションの方法なので、上手に使えている人とそうでない人の差が少なからずあります。
そして、ビジネスで使う場合、その差は影響を与えてしまいます。
そこで、SNSやメールなどのコミュニケーションをどのようにビジネスに活かせばよいか、解説いたします。
どんな連絡手段でも秒速で返信
SNSやチャットツールはスピード感が命です。
問い合わせ・業務連絡・確認依頼など、届いたメッセージには即レスが原則です。
特に相手が取引先などの顧客だった場合は、とにかく早く返事をするに限ります。
相手に、きちんとメッセージが届いていると伝えることが重要です。
連絡は瞬間で返す。なぜならば、例えばLINEであれば、メッセージを送った瞬間は必ずスマホに触れています。
他の連絡手段でもそうです。
開いた瞬間に返信すれば相手は必ずメッセージを見てくれます。
当たり前のことですが、既読を溜めないようにしましょう。
返信が早い人＝仕事ができる人
どうしても返信が早い人＝仕事ができる人、返事が遅い人＝仕事ができない人と思われがちです。
例えば、顧客から商品に関する問い合わせが来ているときなどの場合。
それがすぐに答えられることが出来なくても、
数分後に「調べてからまた連絡いたします」と返事をする人と、きちんと時間をかけて調べているものの、返事をするのが丸一日経ってからという人では、受ける印象がまったく違います。
早く返事があれば、相手からすれば優先順位高く対応していると感じます。
例）顧客から仕事の依頼を受けた場合、見積もり書を作成し顧客へ提出します。その提出が早いと成約率が高いのですが、遅いとどうしても成約率が低くなってしまいます。返事が遅くなり時間が経った結果、顧客の関心が低くなったかもしれないし、別の業者に頼んでしまったのかもしれません。または、「自分たちは優先順位が低いのでは？」と顧客に不快な思いをさせてしまう可能性もあります。
返事の早さ＝その仕事・イベントに対する熱量です。
スピード感がないと、人がモノを買いたいといった熱量も下がっていきます。
機会損失にならないよう、「返事は即」を実績したほうが良いです。
SNSが苦手。はNG
会社ではさまざまな年齢や趣向の人がいると思いますが、
SNSが苦手、またはよく分からないという人がたまに存在します。
プライベートなら全く問題はないのですが、ビジネスシーンでこれはNGです。
SNSが苦手だからプライベート用のスマホにはLINEも入れていないという人でも、
会社から支給される仕事用のスマホにはSlackやチャットワークのようなビジネス向けのツールが入っているでしょう。
会社や顧客との連絡は、そのツールを使わなくてはならないという場合もあるかもしれません。
仕事用スマホにツールが導入されていることは、「必要なメッセージはいつでも受けてれるようにしておいてほしい」「メッセージはいつでも受け取れるようにしておいてほしい。そしてそれを見たら、速やかにレスポンスをしてほしい」という会社の意思の表れです。
スピードが求められる時代です。コミュニケーションも大事なのはスピードです。
そのためにこうしたツールを使うわけです。
それでも「使い方がわからない」「急かされているようで嫌だ」といった理由で、
SNSを避けるのは社会人としてNGと考えた方が良いと私は思います。
たとえば、全員の意見を聞いて、大至急で報告書をまとめなくてはならないような場合、SNSで連絡が来て他のメンバーは返事をしているのに自分だけ返事をせずにいたら…。
作業をする人としては、なぜ返事が来ないのか分からないまま、作業待ちの無駄な時間を過ごすこととなります。
苦手な人はプライベートで利用し、SNSやチャットツールの雰囲気と使い方に慣れていきましょう。
文章は短く早く。30文字以内で必要最低限を伝える
SNSに限らず、メールにも共通していることですが、文章は短いのが基本です。
たまに何百文字もあるような長文メールを送ってくる人もいますが、
正直読むのが大変で、大事な文章の見落としも発生してしまいます。
返事を早くするのが重要なわけですから、長々と文章を書いていてはNGです。
文章は結論は先に書く
文章を書くコツとして「結論は先に書くこと」があります。
長々とした文章の一番最後に結論があったとしても、
そこまで根気よく文章を読む人はいないかもしれませんし、
そもそもある程度の文章力がなければ、きちんと人に意図を伝えられる文章を書くのは難しいでしょう。
SNSやメールの使い方もこれと同じです。
相手に伝えたいこと、大切なことは最初のほうに書く。
そのあとは、「ご確認ください」「連絡ください」など相手にしてほしい次のアクションを書いておけば、たいていのことは伝わります。
例）「先日のA社への提案はC案に決まりました。準備をお願いします」という文章と「先日訪問したA社への提案は、B案も捨てがたかったのですが、最終的に F課長の判断でC案に決まりました。C案になったポイントは･･････」と続く文章と、 どちらが次のアクションにつながりやすいでしょうか。
要は、「提案の準備をしてほしい」と伝えたいだけなので、その背後にある事情などは不要です。
もちろん、丁寧に説明をしなければならない場合には説明する必要がありますが、
そのような付加情報がいらない場合には、最初の文章で十分です。
あれこれと考えて長い文章を書くのではなく、短い文章で必要なことをスピード感をもって伝えることがSNSを使うテクニックです。
連絡受領時もすばやく反応
受け取ったのが単なる連絡ではなく、何かを依頼する内容のときです。
特に、目が回りそうなくらいに忙しい状況で何かを頼まれたら、見て見ぬふりをしたくなるものです。
しかし、相手からの依頼内容を見ることなくやり過ごしてしまったら、苦しむのは自分です。
依頼をした相手にとっても、依頼したことが進んでいるのか止まっているのか、不明な状況が続くことになります。
忙しくてすぐに対応したくない場合は、「後で確認します」でも何でもいいので、メッセージを見たことは相手に伝え、依頼を片付ける時間をスケジューリングすることが大切です。
後回しにすればするほど、追い込まれていくのは自分です。
さらに周囲にも迷惑をかけ ることになりますのでご注意ください。
仕事ができる人は即電話
SNSの活用法をお伝えしてきました。
SNSは電話と違い、相手の都合を考慮することなく、確実にメッセージを届けられる非常に便利なツールです。
しかし、時には電話というアナログなツールを使ったほうが良い場合もあるのです。
何かの案件で、「OK」か「NG」か結論を伝えるだけであればSNSで十分です。
しかし、「OK」と思っていたけど結果「NG」になってしまった場合、答えの背景にある理由を伝える必要がある場合は、SNS上で応答するほど面倒くさいものはありません。
電話で話し、SNS上の文字だけでは伝わらない微妙なニュアンスなど含め、言葉を交わす必要があります。
SNSと電話、両方を上手に使いこなせるよう意識してください。
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